Dansk Socialrådgiverforening

Virtuelt repræsentantsskabsmøde, forberedt på 8 dage!

Udfordring

8 dage inden starten på det årlige repræsentantskabsmøde i Dansk Socialrådgiverforening, blev det besluttet af aflyse det fysiske fremmøde for de delegerede for derimod at afholde et virtuelt repræsentantskabsmøde på Zoom i stedet for. Her kan man tale om at være omstillingsparat, men når alle aktører stempler ind med det fokus at gøre en ekstra indsats, så bliver resultatet også derefter.

Gennem en fokuseret forberedelse, en stærk kommunikation og de rette værktøjer lykkedes det at sikre en solid afvikling af det virtuelle årsmøde.

Sådan løste vi det

Dansk Socialrådgiverforening benytter appen “DS Event” appen, udviklet af GO Mobile, som digital schweizerkniv til deres møder og konferencer. Til det virtuelle årsmøde satte vi appen op med de moduler og værktøjer, der skulle sikre en faciliteret, sikker og veldokumenteret digital eksekvering.

Til alle årsmøder er vores Materiale modul et vigtigt omdrejningspunkt. Vedtægter, ændringsforslag og andre resolutioner uploades i appen, så alle deltagere på alle tidspunkter fra samme sted kan tilgå det opdaterede materiale.

Tag ordet modulet gav dirigenterne et sikkert værktøj til nemt og enkelt at styre talerrækken digitalt. De delegerede kunne tage ordet i appen ved tryk på en enkelt knap, hvorefter den delegerede kunne se, hvornår det blev tur. Talerlisten fremgik både i appen og på storskærm samt på dirigenternes computer. Talerlisten opdateredes kontinuerligt, i takt med udviklingen i debatten og talerækken.

Afstemningerne var selvsagt vigtige. Alle afstemningerne blev foretaget i appen, publiceret i det øjeblik der skulle stemmes og kun tilgængelige for de stemmeberettigede. Hver afstemning tog ca. 2 min, fra publicering til at der forelå et resultat. Stemmeprocenten og deltagelsen blev valideret mens afstemningen foregik og gav dermed et indblik i stemmeprocent og anden valg-deltagende information.

Udover den praktiske information, som i det her tilfælde omend var endnu vigtigere med vejledninger og forklaringer, så kom det personlige program også i spil, da formænd og andre delegerede i grupper skulle afholde bilaterale møder på tilstødende lokationer.

Push beskeder sørgede slutteligt for at kontinuerlig kommunikation til alle deltagere, så alle følte sig opdaterede og velinformerede.

Resultat

Det blev et succesfuldt årsmøde med få tekniske udfordringer. Valgdeltagelsen var høj, alle deltagere brugte DS Event appen og deltog aktivt. Den efterfølgende evaluering viste med al tydelighed, at der var udbredt tilfredshed med afviklingen af årsmødet, herunder de digitale hjælpemidler.

Vi glæder os allerede til næste gang.

Ønsker du at vide mere om GO Mobile? Så er du velkommen til at booke en demo, tilmeld dig vores nyhedsbrev eller læse om flere at vores cases. Du kan selvfølgelig også bare ringe til os eller bruge kontaktformularen herunder.