3F

KURSUSAPPEN sikrer forbindelsen mellem tillidsrepræsentanter, undervisere og sekretariat i 3F.

Udfordring

3F er hele tiden på udkig efter, hvordan tillidsrepræsentanter i 3F kan få en endnu bedre oplevelse på tilmeldte kursusaktiviteter, fra inspiration og tilmelding, over afholdelsen af kurset til den efterfølgende evaluering og de fremtidige kompetencebehov. Det var et krav, at den brede målgruppe af tillids-repræsentanter med vidt forskellige, digitale kompetencer skulle opleve en brugervenlig og tilgængelig måde at holde sig orienteret omkring de personlige kursusaktiviteter og den kontinuerlige informationsstrøm fra sekretariat, lokalafdelinger, undervisere og medkursister.

Underviserne på kurserne ønskede en nemmere måde at dele materialer og indhold på med kursisterne, hvor det grønne aftryk på bekostning af print og overlevering af materialer blev mere markant.

Sekretariatet ønskede en fælles platform for alle kurser, hvor kommunikationen til kursister kunne håndteres og administreres og hvor indhold og information nemt kunne holdes opdateret. At holde kursisterne opdateret med relevant information så snart informationen foreligger er en forudsætning for den gode oplevelse. Samtidig var sekretariatet udfordret af en vanskelig og ikke særlig tilgængelig opsætning af e-mail kommunikationen til kursisterne.

Sådan løste vi det

Løsningen var vores KURSUSAPP.

Dog skulle vi først og fremmest sikre, at 3F ikke blev pålagt yderligere arbejdsopgaver med introduktionen af et nyt system. Derfor integrerede vi KURSUSAPPEN med 3Fs interne systemer, som bevirkede, at data og information synkroniseredes automatisk til KURSUSAPPEN. Sekretariatet skulle derfor blot sørge for at fortsætte i egne systemer som hidtil.

Herefter designede vi KURSUSAPPEN til 3F. Egne farver, egne billeder, egne tekster, mv. 100% 3F, 0% GO Mobile. Hver gang en kursist tilmeldes et kursus, sendes automatisk en bekræftelses e-mail med information om kurset samt informationer omkring, hvordan KURSUSAPPEN tages i brug (ikke anderledes end alle andre apps). Herefter kan kursisten gå igang med at orientere sig om sit kursus i appen, se programmet for kurset, praktisk information som kursisten skal være opmærksom på, læse materialer, som underviseren har delt, se hvilke kursister, som ellers deltager og måske aftale kørsellejlighed via chat eller opslag i det sociale feed, mv. 7 dage før kurset starter modtager kursisten en påmindelse på e-mail og sms med yderligere information om kurset.

Når kursisten ankommer til kursuslokationen på dagen for kursusstart, kan der tjekkes ind via KURSUSAPPEN. Hermed undergår underviseren en “Hvem er her?” runde. Underviseren kan løbende få overblik i administrationssystemet over hvilke kursister der er ankommet. Når kurset er slut, vinger underviseren efterfølgende af, hvilke kursister som har gennemført, hvorefter kvitteringslisten automatisk sendes til sekretariatet.

I løbet af kurset kan underviserne bruge de værktøjer, som der er behov for. Eksempelvis hurtig deling af dokumenter, filer og links til alle kursister på holdet, dele billeder og videoer af sessioner eller arbejdsopgaver, inddele deltagere i grupperum med personlige programopsætninger, afholde afstemninger, modtage spørgsmål og generelt holde kursisterne opdateret med information, som modtages øjeblikkeligt via push beskeder.

Resultat

Resultatet er, at 3F har flyttet en stor del af kursusinformationen over på KURSUSAPPEN. Centraliseret og med én indgang til andre kommunikationskanaler- og platforme. Det har sikret en mere entydig og klar kommunikation til kursisterne og en nemmere måde at kommunikere på for sekretariatet, der nu hurtigere kan guide kursisterne til den information der er efterspurgt. Endvidere er der skabt et lukket, GDPR-godkendt miljø for kursisterne til at dele indhold og kommunikere med hinanden.

Perspektiver

KURSUSAPPEN bruges ikke kun til kurser i 3F. Appen bruges også til konferencer, årsmøder og andre aktiviteter, blot med en anden opsætning af funktionaliteter, som kan håndteres direkte i administrationssystemet.

Vi arbejder hele tiden på nye funktionaliteter til KURSUSAPPEN. Ambitionen er hele tiden af give brugerne værdiskabende værktøjer og muligheder. Selvom der er mange funktionaliteter, der kunne være både fede og sjove at lave, så skal det stadig give mening.

Ønsker du at vide mere om casen her eller om KURSUSAPPEN generelt? Så er du velkommen til at booke en demo, tilmeld dig vores nyhedsbrev eller læse om flere at vores cases. Du kan selvfølgelig også bare ringe til os eller bruge kontaktformularen herunder.